Votre entreprise se développe, vous envisagez de nouveaux projets, d’où le besoin de recruter. L’embauche d’un salarié est une étape cruciale de la gestion des ressources humaines et de la vie de l’entreprise. Il est important de bien définir le profil du poste et les compétences requises pour cerner les qualités indispensables du  candidat et pour qu’il s’intègre au mieux à votre équipe.  Des juristes et des conseillers en RH des Chambres de Métiers de l’Artisanat sont présents pour vous renseigner sur les formalités à accomplir et vous donner des conseils.

Les formalités d’embauche

La déclaration préalable à l’embauche

Avant l’embauche, le chef d’entreprise a obligation d’établir la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) afin que le salarié soit couvert en cas d’accident. La DPAE permet d’effectuer les formalités suivantes :

  • la demande d’immatriculation de l’employeur à la Sécurité sociale en cas de première embauche d’un salarié
  • la demande d’immatriculation du salarié à la Sécurité sociale s’il s’agit de son premier emploi
  • la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage
  • la déclaration nominative du salarié préalablement à son embauche
  • la demande d’adhésion à un service médical du travail.

 

La DPAE dûment remplie doit être envoyée à l’Urssaf locale par courrier, Internet ou fax.

Le titre emploi-service entreprise

Les petites entreprises de moins de 9 salariés peuvent également utiliser le TESE (titre emploi-service entreprise). Il permet de satisfaire à toutes les obligations sociales liées à l’embauche d’un salarié.

Pour cela, le chef d’entreprise doit :

  • remplir un formulaire d’adhésion
  • remplir un formulaire d’identification du salarié
  • renvoyer tous les mois les volets sociaux afin que l’Urssaf établisse le bulletin de paie
  • remettre un contrat de travail écrit (obligatoire) transmis au salarié au plus tard dans les 2 jours suivant son embauche

Formalités particulières, dans les 3 mois suivant l‘embauche
L’employeur doit :

  • inscrire son salarié à la Caisse de Congés Payés du Bâtiment - pour les artisans du bâtiment
  • inscrire son salarié auprès de la Caisse Sociale Mutualité Agricole - pour les artisanats ruraux
  • s’immatriculer auprès de la Caisse de Retraite Complémentaire correspondant au code APE de son entreprise
  • prendre rendez-vous pour la Visite Médicale d’Embauche de son salarié soit avant l’embauche, soit avant la fin de la période d’essai
  • informer l’Inspection du travail de l’embauche. En cas de première embauche, la déclaration doit être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception et adressée à l’inspecteur du travail.

Les documents obligatoires :

  • Le registre du personnel
  • Le registre des observations et mise en demeure de l'Inspection du Travail
  • Le document unique relatif à la prévention des risques professionnels
  • La fiche de prévention

Les obligations d’affichage

Le chef d’entreprise a obligation d’afficher certains documents dans un lieu de passage où ils sont visibles par les salariés ou même dans les véhicules de l’entreprise :

  • les coordonnées de : l’Inspecteur du travail, du médecin du travail, des services de secours et d’urgence
  • les horaires de travail des salariés
  • les dates de congés (au moins 2 mois à l’avance)
  • l’avis d’existence de la convention collective
  • les modalités d’accès au document d’évaluation des risques professionnels
  • le règlement intérieur (pour les entreprises de 20 salariés)
  • les consignes de sécurité en cas d’incendie
  • la notice d’information, relative aux textes conventionnels applicables dans l’entreprise ou l’établissement

Aide pour l'embauche d'un travailleur handicapé

L'employeur et le salarié handicapé peuvent demander une aide de financement à l'Association de gestion des fonds pour l'insertion professionnelle des personnes handicapées (Agefiph).

Cette demande s'effectue dans les 3 mois suivant l'embauche avec le dossier unique de demande de prime à l'insertion, accompagné de d’une copie du contrat d'apprentissage signé, du premier bulletin de salaire et du justificatif du statut de personne handicapée.